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企业流程的设计方法

日期: 2024-01-05
浏览次数: 4

在开展业务流程设计时,应该怎样做才能确保设计的流程使我们需要且优秀的标准呢?以下内容将向大家介绍流程设计四步法:


01  思考目标流程的价值

我们在描述流程目的时,一定要想清楚为什么要设计流程,通过此流程的设计我们想实现怎样的绩效结果,这个是流程设计最核心、最应该想明白的事情。

清楚设计流程的意义后,接下来我们需要确定本流程设计的前后边界。从高阶流程来看,流程是此端到彼端的,但在低阶流程中,流程之间都是事先切分好的,它与自己的上下游及其他业务流程之间有自己的边界和业务逻辑关系,需要我们事先识别出来,并明确流程的输入及输出物。

需要提醒大家的是,流程的名称也直接反映了流程的边界,因此流程名称不可随意命名,过大或过小都会误导使用者。在起名称时可参考流程专家金国华老师的“范围+类别/属性+业务+动词”的形式命名流程名称,让查找或使用该流程的人从名称上就能够选择正确,知道这个流程要讲的内容是什么。


02  识别并整合各业务

在明确了流程价值及边界基础上,我们就需要设计流程图了。业务负责人具有丰富的业务实践经验,而流程设计师需要具有系统全面的流程思维及工具、方法,通过流程专家的引导,将业务负责人脑海中缺乏系统的业务活动、决策点、控制风险点等按照流程逻辑抽象化出来,最终形成每个员工都能够看得懂、标准统一的流程图,并遵照执行。


03  完善流程说明

通过流程图可以直观、简洁地了解整个业务的运行逻辑,但缺乏详细的内容描述,仍不能具体指导业务的开展,因此流程说明作为对流程图的补充就显得尤为重要。

在描述流程说明时,我们需按照“5W2H”的原则尽量将此活动可能涉及的事项描述清楚,如,对于“填写并提交流程需求”活动可以这样描述:“每月5日前,由各部门流程管理员按照《流程优化流程》中《流程优化需求表》的格式填写月度流程优化需求申请,同时需检查表中流程提报人、流程问题描述、原因分析及优化建议等信息的完整性和清晰度,并通过BPM系统进行直接主管审核,然后系统自动传递至流程管理部门专员处进行存档备案。

流程文件设计的再好,如果没有一定的流程绩效指标进行监控和衡量,实施效果也会大打折扣。我们在设计流程绩效指标时可以对整支流程的绩效指标设定,也可以对关键控制点的绩效设定,需根据具体流程而定。

流程绩效指标的设定一般从质量、成本、效率、服务及规范性五个维度进行综合考量,即“QCDSR指标”,但设置数量不宜太多,建议每支流程最多设置1~3个指标即可,避免“眉毛胡子一把抓”而迷失了重点。


04  流程评审

流程文件设计完成后需组织内、外部相关角色人员进行评审,涉及的评审人员主要由流程Owner(流程责任人)、业务专家、流程专家、体系专家、流程相关角色、流程上下游客户代表等组成。

流程评审过程中,各相关角色主要从流程顺畅性、体系规范性、业务完整性、价值实现性、边界合理性等角度综合评定,最终经各角色达成一致后形成《××流程评审会议记录》,并让参会评审人员“签字画押”,一个完整的流程设计过程就算告一段落。


任何一个流程文件的设计过程都可以按照以上四步开展,但流程设计发布完成后仍需要组织相关角色人员及客户进行培训和宣传。流程设计只是流程管理工作的起点,后续还需要开展持续的流程监控及检查和流程优化来不断完善,最终达到一种尽善尽美的状态。


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